Nos conditions générales de vente et d’exécution du séjour à compter du 15 avril 2024
Préambule
Élément Terre Élément Terre est une association loi 1901, immatriculée au registre des opérateurs de voyage et de séjours sous le numéro IM 063100030.
Son siège social est situé au Clos d’Issac – 4 rue Saint-Roch – 63450 SAINT-SATURNIN – FRANCE.
Toute réservation pour l’organisation d’un séjour scolaire implique de première part la conclusion d’une convention de prestations fixant les modalités particulières du séjour, et de seconde part l’acceptation complète, sans ajouts ni retraits ni ratures, par le représentant légal de l’établissement scolaire ou le représentant légal de tout autre contractant, de nos présentes conditions générales de vente et d’exécution du séjour.
Responsable du voyage
Pour un établissement scolaire, la Direction représentée par son Chef d’établissement, Directeur, Principal ou Proviseur conserve l’entière responsabilité du séjour et des engagements qu’il prend avec Élément Terre. Il sera nommément désigné « responsable du séjour » sur les conventions.
Responsabilité de l’organisateur
Élément Terre travaille avec différents prestataires extérieurs à l’association. Chacun d’entre eux conservera les responsabilités propres à son activité aux termes des statuts qui les régissent. Élément Terre reste toutefois responsable envers son cocontractant de la bonne exécution de tous les services de voyage prévus dans la convention de prestations conformément aux dispositions de l’article L. 211-16 du Code du tourisme.
Élément Terre ainsi que les prestataires extérieurs sont par ailleurs tenus d’apporter une aide au voyageur s’il est en difficulté conformément aux dispositions de l’article L.211-17-1 du Code du tourisme. Cette aide consiste notamment :
– A fournir des informations utiles sur les services de santé, les autorités locales et l’assistance consulaire ;
– A aider le voyageur à effectuer des communications longue distance et à trouver d’autres prestations de voyage.
Élément Terre ainsi que les prestataires extérieurs sont en droit de facturer un prix raisonnable pour cette aide si cette difficulté est causée de façon intentionnelle par le voyageur ou par sa négligence ou par le fait d’un tiers extérieur à la convention de voyage. Le prix facturé ne dépasse en aucun cas les coûts réels supportés par Élément Terre ou les prestataires extérieurs.
Élément Terre décline toute responsabilité quant aux modifications dues à des cas de force majeure. Élément Terre pourra également s’exonérer en tout ou partie de sa responsabilité en cas de dommage imputable soit au voyage, soit à un tiers étranger à la fourniture des services de voyage compris dans la convention de prestations, soit à des circonstances exceptionnelles et inévitables.
Adhésion
Pour bénéficier des savoir-faire d’Élément Terre, une adhésion est obligatoire. Son montant est fixé à 1 € par participant payant ou non au séjour. Cette adhésion est valable du 01/09 au 31/08 de l’année suivante et donne la qualité de membre « USAGER ».
Devis et coût du séjour
Le devis est l’addition des différentes prestations convenues au programme auxquelles s’ajoutent les frais de fonctionnement et développement de l’association et le coût social de son personnel. De nombreux paramètres entrent en jeu pour que nous puissions faire une proposition précise et sans surprise, le coût du séjour s’entend donc en fonction d’un effectif, d’une durée et des prestations envisagées. Toute variation de l’un de ces éléments aura pour conséquence la modification du coût du séjour.
ATTENTION : un devis ne fait pas office de contrat et ne vous engage pas sur une période ou un lieu.
Réservation
Pour réserver : Après réception et accord de principe sur les éléments du séjour et du devis, contacter l’association Élément Terre au 04.73.79.35.23. ou par mail à contact@element-terre.org. Votre chargé(e) de voyage vous indiquera les périodes et/ou activités encore disponibles. Dans le cas où les dates souhaitées ne seraient pas disponibles, il/elle vous proposera d’autres dates et/ou d’autres possibilités d’hébergement. Dans le cas où des activités ne seraient plus disponibles à la réservation aux dates souhaitées, des alternatives seront discutées et proposées à l’enseignant référent et un nouveau chiffrage serait envisagé si les volumes financiers en étaient affectés.
Nous adresserons à l’établissement scolaire une convention de prestations de voyage récapitulant l’ensemble des éléments et indiquant le prix total du séjour. La réservation deviendra ferme et définitive une fois la convention signée par les deux parties et accompagnée du règlement de l’acompte de 30%. Cette dernière pourra éventuellement être accompagnée d’un bon de commande de l’établissement.
RAPPEL : Seule la signature de la convention et sa date de réception par Élément Terre accompagnée par le règlement d’un acompte s’élevant à 30 % du montant total du séjour, déclenche l’action logistique de réservation des différents éléments du séjour auprès des prestataires extérieurs.
Effectif
L’effectif total (participants + accompagnateurs + chauffeurs) pris en compte pour les réservations est l’effectif maximum fixé dans la convention. En cas d’augmentation par rapport à cet effectif, qu’il s’agisse de participants, d’accompagnateurs ou de chauffeurs, Élément Terre donne son accord ou non sur la possibilité d’accueillir des personnes supplémentaires. En cas de diminution comme d’augmentation, l’effectif réel des participants, accompagnateurs et chauffeurs doit être signalé à Élément Terre via la FICHE SÉJOUR fournie au plus tard 20 jours avant le départ. Toute modification donne lieu à un recalcul du prix total du séjour. Cet effectif sera celui attendu lors de la validation du bon d’échange rempli et transmis le jour d’arrivée à l’hébergement.
Toute variation d’effectif constatée à l’arrivée entraînera un recalcul du montant total du séjour et la facturation de frais et/ou pénalités par les prestataires énumérés à l’article 4 de la convention, ces frais et/ou pénalités venant s’ajouter au prix total du séjour.
Règlement / Paiement
Acomptes
Le règlement sera fractionné dans les conditions suivantes :
– 30 % du prix global du séjour à la signature de la convention valant réservation ferme.
– 50 % du prix global du séjour au plus tard 30 jours avant la date du séjour sans rappel.
En cas d’impossibilité d’avancer les sommes demandées, l’établissement devra adresser à Élément Terre les informations écrites justifiant d’un paiement différé. Élément Terre mettra en place le cas échéant un plan de financement.
Facturation du solde
La facture sera établie à l’issue du séjour et sera conforme à la convention de prestations.
Tout séjour abandonné ou écourté volontairement du fait de l’enseignant ou d’un participant sera facturé dans son intégralité.
Le règlement du solde interviendra impérativement dans les 30 jours de sa réception par le client adhérent à Élément Terre.
Intérêts de retard
Le non-respect des délais de paiement peut entrainer des pénalités de retard telles que mentionnées sur la facture.
En l’absence de :
– justificatifs, expliquant l’impossibilité de respecter les délais de paiement et d’acceptation écrite de ces derniers par Élément Terre,
ou
– de règlement sous trente jours,
L’établissement scolaire sera redevable, de plein droit et sans qu’une mise en demeure ne soit exigée,
* d’un intérêt de retard de 10 % calculé sur la somme restante due entre la date d’échéance et la date du paiement effectif
* d’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, qui s’ajoute aux pénalités de retard.
Aucun escompte ne sera accordé pour règlement anticipé.
Moyens de paiement
Les séjours peuvent être réglés par :
– Virement sur le compte bancaire d’Élément Terre.
– Chèque(s) bancaire(s) à l’ordre d’Élément Terre.
– Chèques vacances (ANCV) à adresser en recommandé avec accusé de réception.
– AUCUN règlement en espèces ne sera accepté.
Tous les règlements, sans exceptions, sont à adresser à :
Élément Terre – Le Clos d’Issac – 4 rue Saint-Roch – 63450 SAINT-SATURNIN – FRANCE
Conditions d’annulation et clause pénale
Annulation du fait du signataire (y compris en cas de refus d’inspection académique, hors état d’urgence sanitaire) :
Toute annulation après signature de la convention entraîne des frais dans les conditions suivantes :
– Plus de 60 jours avant la date de départ, Élément Terre retiendra 30 % du montant total du séjour.
– De 59 à 31 jours avant la date de départ, Élément Terre retiendra 50 % du montant total du séjour.
– De 30 à 8 jours avant la date de départ, Élément Terre retiendra 80 % du montant total du séjour.
– Moins de 8 jours du départ, Élément Terre retiendra la totalité du montant du séjour.
Cette annulation devra nous être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, le cachet de la poste faisant foi de la date d’annulation.
Annulation pour des causes indépendantes du signataire (dont état d’urgence sanitaire) :
Si l’annulation du séjour résulte d’une interdiction administrative, comme cela a été le cas lors de la pandémie de Covid-19, le séjour est soit remboursé, soit reporté. Il revient au client d’apporter la preuve de cette interdiction ou de cet empêchement :
– Si le client souhaite annuler son séjour, du fait de l’interdiction administrative, la totalité des acomptes déjà versés lui est restituée.
– Si le client souhaite reporter son séjour, Élément Terre émet un avoir de la valeur des acomptes déjà versés, à valoir sur le prochain séjour. Cet avoir est valable 18 mois.
Annulation du fait d’Élément Terre :
Dans le cas d’annulation du séjour de notre part, l’acompte sera reversé intégralement.
Si un évènement survenait sur une structure d’accueil et affectait la sécurité potentielle du groupe, Élément Terre pourrait proposer une solution de substitution sans indemnité ou annuler le séjour et rembourser les sommes reçues. Quelle qu’en soit l’issue, Élément Terre ne pourrait être tenu de verser une indemnité compensatoire.
Bagages
Les bagages doivent obligatoirement être étiquetés et porter le nom et l’adresse de chaque enfant ainsi que les coordonnées de la structure d’accueil.
En cas de perte, vol, dégradation, la règlementation et la responsabilité du prestataire concerné s’applique.
En aucun cas Élément Terre ne pourra être tenu pour responsable.
Santé
L’établissement scolaire est responsable de la transmission des fiches sanitaires dûment complétées par les parents et les autorisations écrites permettant d’apporter aux enfants les soins nécessaires en cas de besoins.
Ces documents sont indispensables lorsque survient un problème médical.
Élément Terre ne peut être tenu pour responsable de l’omission d’un élément déterminant sur ces fiches.
Élément Terre se charge de transmettre les informations transmises par les enseignants aux structures d’hébergement (régimes particuliers) mais ne pourra être tenu pour responsable dans le cas où ces derniers ne seraient pas respectés.
Frais médicaux
Élément Terre ne couvre pas les frais médicaux (consultations, frais de pharmacie…). Ils devront être avancés par l’enseignant ou son responsable.
Assurances
Notre assurance couvre notre seule responsabilité civile et professionnelle d’association, conformément à la loi n° 92.645 du 13/07/1992. La police n° 112387543 a été souscrite auprès de M. Bellet, agent général MMA – SARL SAGA Assurances – 35, boulevard Emile Zola – 69 921 OULLINS CEDEX.
Le responsable du séjour s’engage à :
– vérifier que chaque participant a souscrit à une assurance responsabilité civile (type assurance extra-scolaire) ;
– souscrire à une assurance correspondant à ce type de séjour, et notamment concernant la pratique des activités choisies.
Pour les séjours en France :
Vous avez la possibilité de souscrire une assurance « rapatriement, ambulances, secours en montagne ». Dans ce cas, il convient que vous preniez contact avec nos services afin que nous vous informions.
Garantie financière
Élément Terre a souscrit une garantie financière dans les conditions exigées par la loi, pour un montant défini annuellement par arrêté du Préfet du Puy de Dôme, auprès de Groupama Assurance-Crédit – 5 rue du centre – 93 199 NOISY LE GRAND CEDEX.
Nullité et indépendance des clauses
L’annulation éventuelle d’une ou plusieurs clauses des présentes conditions générales et/ou de la convention de prestations par une décision de justice ou d’un commun accord entre les Parties ne saurait porter atteinte à leurs autres stipulations qui continueront de produire leur plein et entier effet pour autant que l’économie générale de la convention puisse être sauvegardée.
Au cas où l’exécution de l’une ou plusieurs des présentes conditions générales et/ou de la convention de prestations serait rendue impossible du fait de son annulation, les Parties tenteront de se rapprocher afin d’établir une nouvelle clause dont l’esprit et la lettre seront aussi proches que possible de l’ancienne clause, les autres stipulations de la convention demeurant en vigueur.
A défaut ou si l’économie générale de la convention s’avérait fondamentalement bouleversée, les Parties pourraient, d’un commun accord formalisé par écrit, constater l’annulation de la présente convention dans son intégralité.
Litiges
Les présentes Conditions générales sont soumises au Droit français.
Toute réclamation relative au séjour doit être adressée dans le délai d’un mois maximum après la date de fin de séjour par lettre recommandée avec avis de réception à :
Élément Terre – Le Clos d’Issac – 4 rue Saint-Roch – 63450 SAINT-SATURNIN – FRANCE
Passé ce délai, cachet de la poste faisant foi, l’association se donne le droit de ne pas donner suite à une réclamation relative au séjour.
En cas de litige, les parties font attribution de juridiction des tribunaux du ressort du siège social de l’association Élément Terre.
Lois informatiques
Élément Terre vous rappelle que les établissements scolaires peuvent exercer leur droit d’accès dans les conditions prévues par la loi n° 78/17 du 6 janvier 1978, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.